Our Ability Jobs

Bilingual Office Assistant / Receptionist - Toronto, ON

You’ll feel great about a career with March of Dimes Canada

At March of Dimes Canada, our collective work matters . As a leading national charity backed by a history of more than 70 years of impact, we’re dedicated to being Canada’s leading service provider, resource, and advocate, empowering people with disabilities to live and thrive in communities nationwide. Our collective efforts are rooted in our Purpose, Vision, and Mission, which inform how we drive all our work forward.

• Purpose : Champion equity. Empower ability.

• Vision: An inclusive, barrier-free society for people with disabilities. 

• Mission: To be Canada’s leading service provider, resource, and advocate, empowering people with disabilities to live and thrive in communities nationwide. 

The opportunity

The Bilingual Office Assistant provides vital support to handling various reception and administrative tasks, while providing exceptional customer service to the general public, volunteers, staff, Service Users, and to the organization as a whole in both English and French. They serve a vital role as a friendly and welcoming first point of contact for March of Dimes Canada’s National Office and support the organization by managing calendars, coordinating events and meetings, addressing general inquiries, resolving issues by directing them to the appropriate staff, maintaining communication with vendors, and providing overall support to the Facility Operations team as needed.

Responsibilities

• Interact with service users/clients, staff, volunteers and guests in a professional and positive manner, ensuring a positive experience and first impression of March of Dimes Canada.

• Answer phone calls and greet visitors, providing general information about our programs and services, directing inquiries to the appropriate individuals based on their needs.

• Handle and resolve issues and complaints in a professional manner, ensuring a high degree of confidentiality and a formal handoff to the appropriate staff member.

• Maintain the front desk and general office space to ensure a safe, welcoming and friendly environment.

• Assist in general office administration including invoicing, event management, coordinating catering, arranging for repairs and other tasks and projects as required.

• Utilize various applications and databases, including Microsoft Word, Excel, Tactic, and other software programs, to input information, maintain records, and generate reports as needed (e.g., staff directory filing system, office equipment records, etc.).

• Participate in Occupational Health and Safety meetings and be a part of the Joint Health & Safety Committee team and adhere to all March of Dimes Canada policies and procedures.

• Assist the Facilities Operations team in mail management including FedEx, Purolator, Canada Posts, same day couriers, and other duties as required.

• Work in collaboation with the Facilities department to support all facility needs as required.

Qualifications and experience

• High school diploma or equivalent required.

• A college diploma or certification in administration, or a related field, is preferred.

• Minimum of 3 years of experience in a related office role, with training in reception and customer service.

• Bilingual with excellent written and verbal communication skills in both French and English, capable of effectively translating responses and general information.

• Strong customer service and interpersonal skills.

• Proficient in Microsoft Excel and Word.

• Strong organizational skills with high attention to detail.

• Able to maintain an organized and productive workflow.

• Flexible to changing job demands and capable of balancing multiple tasks.

• Skilled at taking verbal and written direction and following through to complete assigned tasks.

Important Details

• Office location is at 1 Duncan Mill Way, Toronto, Ontario

How to apply

• Please submit your cover letter and resume by November 25, 2024.

Questions about working at March of Dimes Canada?

Whether starting or advancing your career with us, you’ll feel great knowing that you’re:

• Contributing to our important mission: creating real change for people with disabilities

• Joining a leading national charity with a history of impact and a future full of possibility

• Enjoying industry-leading employment incentives and benefits

• Supported in your professional growth, development, and success

• Included in our empathetic and supportive work culture

Learn more about why we’re a great employer at marchofdimes.ca/careers.

For general inquiries, you can reach us at recruitment@marchofdimes.ca

We value the health & safety of our employees

MODC is committed to ensuring a healthy and safe work environment. We encourage all current and prospective employees to receive Covid-19 vaccinations and booster doses as recommended by Public Health. This reflects our dedication to safeguarding the health and wellbeing of our workforce.

Need accommodations? We're here to help!

MODC is committed to a workforce that is reflective of the diverse populations we serve. We welcome applications from qualified individuals from all backgrounds and abilities. In accordance with accessibility and human rights legislation across Canada, MODC will provide accommodations to job applicants with disabilities and other protected needs. If you require accommodation, please notify us and we will work with you to meet your needs. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive, equitable, accessible, and barrier-free.

Our Reconciliation, Equity, Accessibility, Diversity, and Inclusion (READI) approach

MODC is dedicated to building and advancing an inclusive and welcoming culture. It’s also why we’re focused on attracting, retaining, and supporting diverse people. Thanks to our progressive practices, team members of all abilities and backgrounds are encouraged to access the opportunities and supports they need to grow, thrive, and succeed. Our READI approach is rooted in our shared belief that championing equity and empowering ability starts by investing in our team members— and in our shared culture — so that we all feel included, safe, and confident at work every single day.

Adjoint(e) administratif(ve)/Réceptionniste bilingue – Toronto (Ontario)

Vous vous sentirez bien en choisissant une carrière au sein de la Marche des dix sous du Canada

À la Marche des dix sous du Canada (la MDSC), notre travail collectif a de l’importance . Nous sommes un organisme de bienfaisance national de premier plan, fort d’une histoire de succès qui se poursuit depuis plus de 70 ans. Nous avons pris l’engagement d’être le chef de file canadien en matière de services, de ressources et de défense des droits pour les personnes en situation de handicap, afin d’accroître leur autonomie et faire en sorte qu’elles puissent vivre et s’épanouir dans leur collectivité, partout au pays. Nos efforts collectifs sont ancrés dans notre objectif , notre vision et notre mission , lesquels guident la façon dont nous faisons progresser notre travail.

• Objectif : L’équité avant tout. Accroître l’autonomie.

• Vision : Une société inclusive et sans obstacle pour les personnes en situation de handicap.

• Mission : Être le principal fournisseur de services, la principale ressource et le principal défenseur des droits des personnes en situation de handicap au Canada, afin d’accroître leur autonomie et faire en sorte qu’elles puissent vivre et s’épanouir dans leur collectivité, partout au pays.

Nature du poste offert

La personne qui occupe le poste d’adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste bilingue fournit un soutien crucial en réalisant diverses tâches liées à l’administration et à la réception, et en offrant un service à la clientèle exceptionnel, en anglais et en français, au grand public, aux bénévoles, aux employés, aux usagers et à l’ensemble de l’organisation. En tant que premier point de contact du public avec le bureau national de la Marche des dix sous du Canada, cette personne joue un rôle essentiel en assurant un accueil amical, en gérant les agendas, en coordonnant l’organisation d’événements et de réunions, en répondant aux demandes de renseignements généraux, en acheminant les problèmes signalés aux personnes responsables en vue de les résoudre, en gérant les relations avec les fournisseurs et en fournissant un soutien administratif général à l'équipe chargée de la gestion des installations, le cas échéant.

Responsabilités

• Interagir avec les usagers, les clients, les employés, les bénévoles et les invités de manière professionnelle et positive, afin d'assurer une première impression et une expérience favorables à l’égard de la Marche des dix sous du Canada.

• Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs, fournir des renseignements généraux sur les programmes et les services de l’organisation, acheminer les demandes aux personnes concernées, en fonction des besoins exprimés.

• Traiter et résoudre les problèmes et les plaintes de manière professionnelle, en maintenant un niveau élevé de confidentialité et en assurant un transfert en bonne et due forme des demandes aux employés concernés.

• Veiller au bon entretien de la réception et des espaces de bureau afin d’assurer un environnement de travail sécuritaire, accueillant et amical.

• Aider à l’administration générale du bureau, y compris la facturation, la gestion des événements, la coordination des services de traiteur, la gestion des réparations et d’autres tâches et projets, le cas échéant.

• Utiliser diverses applications et bases de données, y compris Microsoft Word et Excel, Tactic et d'autres logiciels, pour saisir de l’information, tenir des registres et produire des rapports, au besoin (p. ex., système de classement du répertoire du personnel, registres des équipements de bureau, etc.).

• Participer aux réunions sur la santé et la sécurité en milieu de travail, faire partie de l’équipe du Comité mixte de santé et de sécurité, et respecter toutes les politiques et les procédures de la Marche des dix sous du Canada.

• Aider l'équipe chargée de la gestion des installations à gérer le courrier, y compris les envois par FedEx, Purolator, Postes Canada, les services de messagerie le jour même et d'autres tâches, le cas échéant.

• Collaborer avec le Service des installations en soutenant tous les besoins liés aux installations, le cas échéant.

Qualifications et expérience

• Un diplôme de fin d’études secondaires ou l’équivalent est requis.

• Un diplôme d’études collégiales ou un certificat en administration ou dans un domaine connexe est préférable.

• Minimum de trois ans d’expérience dans un poste de soutien administratif, y compris une formation sur les tâches liées à la réception et au service à la clientèle.

• Bilinguisme anglais et français, y compris d’excellentes habiletés à communiquer à l’oral et à l’écrit dans les deux langues et la capacité à traduire efficacement des réponses et des renseignements généraux.

• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle.

• Bonne maîtrise des logiciels Microsoft Word et Excel.

• Solides compétences organisationnelles et grand souci du détail.

• Capacité à maintenir un flux de travail bien organisé et productif.

• Souplesse pour s’adapter aux priorités changeantes du milieu de travail et capacité à mener de front plusieurs tâches.

• Capacité à comprendre des directives verbales et écrites, et à les suivre pour réaliser les tâches demandées.

Veuillez prendre note que :

• Le lieu de travail est situé au 1 Duncan Mill Way, à Toronto, en Ontario.

Comment postuler

• Veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre de présentation d’ici le 25 novembre 2024.

Vous avez des questions au sujet d’une carrière à la Marche des dix sous du Canada?

Que vous commenciez ou fassiez progresser votre carrière avec nous, vous aurez la satisfaction de savoir que vous :

• Contribuez à notre importante mission : mettre en œuvre de vrais changements pour les personnes en situation de handicap .

• Vous joignez à un organisme de bienfaisance national de premier plan , dont l’histoire est marquée de réussites à fort impact et dont l’avenir s’annonce prometteur.

• Bénéficiez d’ avantages sociaux et de mesures incitatives en emploi qui sont parmi les meilleures de l’industrie.

· Recevrez du soutien pour assurer votre croissance, votre perfectionnement et votre réussite sur le plan professionnel .

· Bénéficiez d’une culture d’entreprise axée sur l’empathie et la solidarité .

Apprenez-en plus sur les raisons pour lesquelles nous sommes en employeur de choix en consultant le site : marchofdimes.ca/fr-ca/impliquez-vous/carrières/ .

Si vous avez des questions de nature générale, écrivez-nous à l’adresse : recruitment@marchofdimes.ca.

Nous nous soucions de la santé et de la sécurité de nos employés

La MDSC s’engage à assurer un environnement de travail sain et sécuritaire à son personnel. Nous encourageons tous les employés actuels et futurs à recevoir les vaccins de base et les doses de rappel contre la Covid-19, comme le recommandent les autorités de santé publique. Cette démarche reflète notre engagement à préserver la santé et le bien-être de notre personnel.

Vous avez besoin de mesures d’adaptation? Nous pouvons vous aider!

La MDSC s’engage à ce que son personnel reflète la diversité des populations auxquelles elle offre des services. Nous acceptons les candidatures de personnes qualifiées, quels que soient leurs antécédents et leurs capacités. Conformément aux lois en vigueur au Canada en matière d'accessibilité et de droits de la personne, la MDSC fournira des mesures d’adaptation aux candidats en situation de handicap ou qui ont d'autres besoins protégés en vertu de la législation. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez nous en informer et nous nous efforcerons de répondre à vos besoins. Nous nous engageons à ce que le processus de sélection et l'environnement de travail soient inclusifs, équitables, accessibles et exempts d'obstacles.

Notre approche en matière de respect, d’équité, d’accessibilité, de diversité et d’inclusion (READI)

La MDSC s'est engagée à mettre en place et à promouvoir une culture inclusive et accueillante. C’est aussi la raison pour laquelle nous nous efforçons d'attirer, de retenir et de soutenir une main-d’œuvre diversifiée. Grâce à nos pratiques progressives, les membres de notre personnel, quels que soient leurs antécédents et leurs capacités, sont encouragés à tirer profit des occasions qui se présentent et des mesures d’adaptation dont ils ont besoin pour croître, s'épanouir et réussir. Notre approche en matière de respect, d’équité, d’accessibilité, de diversité et d’inclusion (READI) se fonde sur notre conviction commune que la promotion de l'équité et l’accroissement de l’autonomie commencent par un investissement dans les membres de notre équipe – et dans notre culture commune – afin que, chaque jour, nous nous sentions tous inclus, en sécurité et confiants au travail.